SharePoint/Teams の外部共有サービスに、更に Cloud Governance の細かな管理機能が上乗せされたことにより、顧客やパートナー企業とのシームレスなコラボレーションを、セキュリティを担保しつつ実現することができました。
M365 はグローバル 6 地域で分散運用していますが、Cloud Governance の自動化機能の活用により、本格導入後も IT 担当者を増員せずに済んでいます。
この事例のポイント
- Microsoft 365 ワンテナントでヒト・モノをグローバル統合。また各国法令/指令/社内エリアルールに対応する為に、Cloud Governanceでルール・プロセスを分散管理
- 自動化機能の活用により、煩雑な管理タスクを削減
- SharePoint・Teams を利用した社内外での安全な情報共有を、運用管理負担を増大させることなく実行
Q. 御社についてお聞かせください。
「オムロン株式会社は、独自の 『センシング＆コントロール+Think』 技術を中核としたオートメーションのリーディング カンパニーとして、制御機器、電子部品、社会システム、ヘルスケアなど多岐にわたる事業を展開し、約 120 の国と地域で商品・サービスを提供しています。」
花王は 134 年にわたり「よきモノづくり」を通じて、こころ豊かな生活文化の実現に貢献してきた企業。2020 年 12 月末時点での連結従業員数は 33,409 人に上り、売上高は 1 兆 3,820 億円に達しています。2021 年には新たな中期経営計画「K25」をスタート。こころ豊かな暮らしに貢献するという基本ミッションはそのまま、地球環境や人の生命にもっと目を向けた、新たな「花王スタイル」の確立が目指されています。
Q – 以前利用していたレガシー環境から Microsoft 365 への移行を決定されるまでの経緯をお聞かせください。
「以前は Lotus Notes サーバを日本・北米・欧州・中華圏・APAC (アジア・パシフィック) の計 5 拠点にそれぞれ設置し、情報環境として利用していましたが、地域相互でのリアルタイム データ接続は行っておらず、拠点間での情報共有がスムーズに行われないという課題がありました。
この課題を解決しつつ、ワークスタイル改革の観点から場所や時間を選ばすに働くことができる様に、また、事業・職種・エリアを超えたプロジェクト運営で新しい価値が創造できる様に、ITインフラを刷新しました。
検討時は、まずグローバル利用、将来性・リスク対策などに優れた Microsoft 365 の採用を決定しました。また運用設計・ソリューションの提供元として、Microsoft から AvePoint を紹介いただきました。併せて、運用管理自動化ツール AvePoint Cloud Governance を利用することになりました。」
Q – グローバル拠点間で行った情報環境統一の目的と詳細についてお聞かせください。
・外部共有と新たな価値の創造
「従来はオンプレミスの社内イントラを利用していた為、社外ユーザは情報アクセスが不可能でした。また顧客やパートナー企業とのコラボレーションも困難でした。
この課題を解決する為に、まず情報セキュリティを担保しつつ柔軟に社内外のメンバーとやり取りできる外部共有プラットフォームを導入しました。また社内外メンバーがそれを利用し、新しい価値の創造に繋げました。」
・人・モノ・ルール・プロセスのグローバル統合
「以前の拠点別サーバでは、ユーザをまとめて管理することができず、サーバ間のデータ同期も行われていなかったため、情報共有を拠点間でスムーズに行うことができず、拠点の壁を超えたプロジェクトの推進の壁となっていました。
この課題を M365 導入で解決しました。また各国法令/指令/社内エリアルールに対応する為に、運用ルール・プロセスはグローバル共通・各地域で標準化をおこないました。」
・自動化・省力化
「従来の社内イントラでは、事業活動が増加すると、それに伴って情報量、運用管理量が増加する課題がありました。
この課題を解決し、今後の事業活動の増加に備える為に、Cloud Governance で M365 運用管理をシステム化しました。SharePoint サイト/Teams 払い出し、Policy 適用、アクセス権棚卸、ライフサイクル管理、管理台帳作成等の運用管理業務が自動化・省力化されています。」
Q- 導入の効果についてお聞かせください。
・自動化機能の活用で、セキュリティの担保・スムーズな社内外コラボレーション・作業負担減を同時に実現
「SharePoint/Teams の外部共有サービスに、更に Cloud Governance の細かな管理機能が上乗せされたことにより、顧客やパートナー企業とのシームレスなコラボレーションを、セキュリティを担保しつつ実現することができました。
M365 はグローバル 6 地域で分散運用していますが、Cloud Governance の自動化機能の活用により、本格導入後も IT 担当者を増員せずに済んでいます。」
Q. 印象に残っているエピソードについてお聞かせください。
・AvePoint との共同ワークショップで、自社ニーズにこたえるサービス設計を実現
「欧州・米国・APAC の IT 担当者と AvePoint コンサルタント陣で共同ワークショップを行い、Cloud Governance のサービス設計を 1 週間で完成させたことです。ワークショップは当社のオランダ事業所で一週間かけて行い、当社サイドの提示したグランド デザインを基に AvePoint がファシリテーションし、サービス デザインから情報ポリシー、外部共有等の詳細仕様を練り上げていきました。
サービス イン後、出席した IT 担当者からは 『これまでサイト作成、採番、管理と幅広かった運用管理タスクが大幅に減少し、監視と承認だけになった。負担が大幅に解消された』 とのフィードバックが得られました。」
Q – 今後の展望についてお聞かせください。
「グローバルに事業を展開している為、各国の法規制や情報セキュリティには格段の注意を払っています。そこで、M365 セキュリティ機能 に、AvePoint が提供する情報セキュリティ プラットフォームの Compliance Guardian を組み合わせて、 アプリケーション横断で情報グルーピング・制御するプロジェクトが進行中です。
法定保存文書や、HIPAA、CCPA、GDPR 等の対象となる機密情報の管理に加え、商談情報の集積・活用等への効果を期待しています。」