Teams 社外コラボレーション
Microsoft Teams の導入により、社内外のコミュニケーションが活発化する一方で、パートナー企業や顧客とのコラボレーションの管理が課題となっています。誤った権限設定や外部共有のリスクを抑えながら、適切に運用することが求められます。本ページでは、Teams の社外コラボレーションを効果的に管理するポイントと、AvePoint の解決策をご紹介します。
Ideal
Teams 社外コラボレーションの理想
Teams を活用し、社外ユーザーと安全にコラボレーションを行うためには、以下のような環境を整備することが重要です。
理想の状態
- ゲストユーザーや外部共有の権限を明確にし、IT 部門や担当者が適切に管理できる
- 外部メンバーの追加・削除を承認制にし、セキュリティリスクを抑えられている
- チームやチャネルの外部アクセス状況をリアルタイムで把握できる
- 外部コラボレーションが安全であるという認識が社内に浸透し、積極的に活用される
Hurdle
理想を阻む障壁
Teams の社外コラボレーションが求められていても、実際には以下のような問題が原因で展開が遅れる・停止するケースが多く見られます。
ゲストアクセスが無法地帯となりリスクが生じる
外部共有を自由に許可すると、退職したパートナー担当者や古いベンダーアカウントが放置され、情報漏洩リスクが高まる。
外部共有のルールが曖昧で、プロジェクトごとにバラバラ
IT 部門がすべてのプロジェクトをカバーしきれず、現場が独自ルールでゲストを追加し、セキュリティ要件を満たしていないケースが出ている。
社外コラボレーションのルールを厳しくしすぎて利便性が低下
過度な承認フローや制限で業務が滞り、結局メールや他チャットツールに戻ってしまう。結果として、Teams の活用が進まず無駄なコストがかかる。
監査ログや削除ルールが整備されておらず導入が進まない
外部ユーザーを招く際に監査要件を満たさないとプロジェクトが承認されないケースがある。
Approach
障壁を乗り越えるための
AvePoint のアプローチ
Teams の社外コラボレーションを安全に推進するには、適切なガバナンス体制とツールの活用が欠かせません。以下では、AvePoint が提供できる具体的なアプローチをご紹介します。
01
外部共有とゲストユーザー管理を一元化
ゲストアクセスや共有リンクを可視化し、チーム作成時に承認フローを適用します。適切なポリシーを自動設定し、外部共有の安全性を確保します。
02
利用期間を決め、不要な外部メンバーを自動的に削除
プロジェクト終了後や利用期限が過ぎた外部ユーザーをリマインドし、自動で削除します。これにより、セキュリティを維持しながら運用負担を軽減できます。
03
ユーザーの利便性を維持しながら、適切なアクセス管理を実施
Teams のチームやチャネルの外部アクセス状況を可視化し、部門ごとのルールに基づいたアクセス制御を適用します。業務効率を損なわず、適正な運用を支援します。
04
監査ログとレポートを活用し、コンプライアンス要件を満た
外部共有の履歴を詳細に記録し、不審な権限があれば即座に修正できるようにします。金融・公共業界などの規制要件にも対応しやすくなります。
専門家に相談する
データ移行やバックアップの最適化、セキュリティ強化、ガバナンス管理など、企業が直面するさまざまな Microsoft 365 の運用課題は、ぜひ AvePoint にご相談ください。お客様のご利用目的・予算に合わせて最適なご提案をいたします。
Solution
Microsoft 365 の運用工数削減をサポートする
AvePointソリューション
Case Study
支援事例
A社（商社・従業員1,000名）
海外サプライヤーとの共同プロジェクトで Teams の外部共有を始めたが、ゲストアカウントが放置されてセキュリティリスクが拡大。
導入効果
Cloud Governance と Confide を導入し、外部ユーザーの承認フローと自動削除ポリシーを設定。不要アカウントが 40% 減少し、IT 部門の管理負担も大幅に軽減。
B社（地方自治体・職員500名）
委託先や団体との打ち合わせを Teams で行う計画が、外部ユーザー管理の不透明さと監査要件の不備でストップ。
導入効果
Policies & Insights でゲストアクセスを常時監視し、Insights で監査ログを可視化。上層部の承認を得て、庁内全体での外部活用が進み、問い合わせが 30% 減少。
C社（メーカー・従業員15,000名）
グローバルな製品開発に向け、取引先のゲストを多数招待していたが、誰がどのチームにいるか把握できず、セキュリティが懸念。
導入効果
MyHub で全チーム・チャネルを一覧化、外部ユーザーを見える化。Cloud Governance のライフサイクル管理により、プロジェクト終了後は自動的にゲストを削除し、安全なグローバル連携を実現。
Knowledge/ Column
お役立ち記事
AvePoint（アブポイント）とは
AvePoint は Microsoft 365 をはじめとしたクラウドサービスとデータ管理のための最先端のプラットフォームを提供し、クラウド運用の最適化と安全なコラボレーションを実現します。
900万人以上のクラウドユーザーが、生産性の向上、コンプライアンスの遵守、安全性の確保のために当社の総合的なソリューションを利用しています。
Strength
AvePoint の強み
01
企業のフェーズ・課題に合わせた最適な製品を提供
初期導入から運用まで、一貫して支える製品群
Microsoft 365 の導入時に求められるデータ移行、適切な設定、ガバナンスの確立を支援する製品を提供し、スムーズなスタートを実現します。
運用の定着と効率化を促進
部署ごとの利用のばらつきや属人的な管理を防ぐために、適切なルール適用や自動化を可能にする製品を提供し、全社的な運用最適化を支えます。
セキュリティ・データ保護まで包括的に対応
Microsoft 365 に関するセキュリティ、ガバナンス、業務効率化の課題に対し、豊富な製品群を組み合わせて解決し、長期的な利活用を支援します。
02
Microsoft 365 に特化した専門知識・ノウハウ
Microsoft 365 の各種サービスを熟知したプロフェッショナル集団
Teams、SharePoint、Exchange、OneDrive など、Microsoft 365 全体を深く理解し、連携を前提とした最適なソリューションを提案します。
幅広い運用シナリオに対応
DX推進、コスト削減、ワークスタイル変革など、目的に合わせて Microsoft 365 をどう活用すればいいかノウハウが豊富です。
豊富な事例とベストプラクティスの蓄積
Microsoft 365 の導入からガバナンス、移行、バックアップまで、数多くのプロジェクトを通じて得た知見を活用。「失敗しない運用」のための具体策を提示します。
03
豊富な導入実績と移行・運用事例
業種を問わず契約社数25,000社以上
金融、製造、医療、自治体など、幅広い企業・団体が AvePoint を選択。
国内外の大手企業への支援実績
三井住友信託銀行、NEC、OMRONなど国内有名企業に加え、NASA、Nestlé、Rolex、Bloombergなど海外の導入事例も多数。
600件以上の国内移行事例＆累計325PB超のデータ保護
3,500社を超えるMSP（マネージドサービスプロバイダ）からも支持され、大規模・複雑な環境でも安心して運用できます。
04
Microsoft との強力なパートナーシップ
Microsoft Partner of the Yearを5回受賞
世界的に評価された技術力と実績があり、新機能やアプリへの対応スピードも早い。
セキュリティ・プライバシー面の認証を多数取得
Microsoft 以外の第三者機関からも評価を受けており、安全性を重視するエンタープライズや官公庁でも安心。
最新の Microsoft 365 拡張機能を継続的に提供
ガバナンス機能やデータ保護ツールのアップデートを迅速に行い、常に最新の環境でビジネスを支援します。
05
幅広いサポート体制と日本語対応
外資系ベンダーでは珍しい日本語サポート
導入時はもちろん、運用中のトラブルや問い合わせに国内スタッフが対応。
オンプレからクラウド、ハイブリッドまでカバー
行政・大手企業・SMBなど、多様な環境・要件に合わせたプランを提案します。
長期的な運用・拡張を支援
移行後のガバナンス強化や追加ライセンス調整など、企業の成長にあわせて柔軟にサポート。
