About
DMS Online とは？
Microsoft 365 では、SharePoint や Teams、OneDrive など複数のアプリにファイルが分散し、情報の管理や検索に時間がかかりがちです。必要なデータが見つからず、誤ったファイルを使ってしまうリスクも業務効率の妨げになります。
こうした課題を解決するのが、DMS Online です。Microsoft 365 内のデータを一元管理し、検索性の向上と文書ライフサイクルの整備を支援。登録から保管まで、安全で効率的な文書管理を実現します。
Reason
Microsoft 365 の標準機能だけでは不十分な理由
限界 ① 共有ファイルの管理に時間がかかる
Microsoft 365 の標準機能
ファイルが複数アプリに分散し、操作もツールごとに異なるため、現場では管理や共有がスムーズに行えない。
DMS Online なら
Microsoft 365 内のファイルを1画面で一元管理でき、階層型のフォルダ表示でファイルサーバーなどに慣れた社員でも迷わず操作できる。
限界 ② 文書情報の入力漏れが発生しやすい
Microsoft 365 の標準機能
メタデータ（列情報）入力が任意設定のため、文書情報が不完全になり、検索や管理が属人的になりがち。
DMS Online なら
必要な情報の入力を必須化でき、文書分類ごとの承認フローも設定可能。文書情報の一貫性と正確な管理プロセスを実現する。
限界 ③ 必要な情報が検索で見つからない
Microsoft 365 の標準機能
検索結果が大量に表示され、必要な情報に絞り込めず、目的のファイルを探すのに時間がかかる。
DMS Online なら
メタデータなどの条件で検索範囲を明確に絞り込み、欲しいファイルをスムーズに見つけ出せる。
Goals
DMS Online が実現すること
01
必要なデータをすぐに見つけて業務効率化
Teams や SharePoint、OneDrive 、Exchange Onlineに分散した Microsoft 365 のデータを、1画面でまとめて管理・検索が可能です。詳細検索機能で必要なファイルをすばやく見つけ、社内情報の探索時間を大幅に削減します。
ポイント
- Microsoft 365 のデータを1画面で一括管理
- 強化された検索機能で探す時間を削減
02
ファイルサーバーと同じ操作感でMicrosoft 365を活用
ファイルサーバーの操作に慣れた社員にとって、SharePoint のUIは使いにくく感じられ、活用が進まないケースもあります。DMS Online は階層型のフォルダ表示を採用し、現場でも違和感なく活用できる環境を提供します。
ポイント
- ファイルサーバーと同様、階層型フォルダで表示
- SharePoint サイト間のデータ移動もドラッグ＆ドロップで可能
03
既存のMicrosoft 365を活かして低コストで文書管理運用
DMS Online は、文書のアップロードから保管までの管理プロセスを SharePoint 上に整備。メタデータ入力の必須化、分類別の承認フロー、詳細検索など、文書管理に必要な機能を既存の Microsoft 365 環境で低コストに実現します。
ポイント
- 文書管理に必要な機能をMicrosoft 365上に追加
- 既存のデータ領域を使って低コストに運用
- Copilotなど生成AIに向けたデータ整備にも対応
対応アプリケーション・ソフト
Teams
SharePoint
OneDrive
Function
主な機能
ファイルの管理場所を１画面に集約
- TeamsやSharePointなどMicrosoft 365 のデータを1画面で一括管理
- アプリ間の切り替え不要でスムーズに操作可能
ファイルサーバーライクな階層型表示
- 階層型のフォルダ表示に対応し、現在地や構造が一目で把握可能
- マルチウィンドウでのドラッグ＆ドロップ移動に対応
条件絞り込みによる詳細検索
- 列情報を使って検索条件を絞り込み、精度を向上
- ドキュメント種別や更新日なども条件に指定可能
AIによる自動分類
- 類似文書を学習し、AIがアップロードファイルを自動分類
- 情報入力のばらつきを抑え、分類精度を標準化
文章情報（メタデータ）入力の必須化
- アップロード時にメタデータの入力を必須化可能
- 入力項目はテンプレート化し、選択方式にも対応
分類ごとに決められた承認フロー
- 文書分類に応じて、指定承認者に自動通知
- 承認完了後にステータスを自動で更新（未承認→承認済）
専門家に相談する
データ移行やバックアップの最適化、セキュリティ強化、ガバナンス管理など、企業が直面するさまざまな Microsoft 365 の運用課題は、ぜひ AvePoint にご相談ください。お客様のご利用目的・予算に合わせて最適なご提案をいたします。
Flow
導入フロー・サポート体制
01
ご相談・ヒアリング
- 現在のクラウド環境や運用課題をお伺いし、最適なプランと設計をご提案
02
セットアップ・初期導入
- テナント登録、テナント接続、管理者/ユーザー権限の調整
- 必要に応じてオンライン会議でサポート実施
03
運用開始
- アラートやレポートの設定、セキュリティ設定もサポート
04
運用サポート・拡張
- 操作方法、障害時における回数無制限の日本語問い合わせ対応
- 定期的な機能アップデート、ユーザーガイドの提供
AvePoint（アブポイント）とは
AvePoint は Microsoft 365 をはじめとしたクラウドサービスとデータ管理のための最先端のプラットフォームを提供し、クラウド運用の最適化と安全なコラボレーションを実現します。
900万人以上のクラウドユーザーが、生産性の向上、コンプライアンスの遵守、安全性の確保のために当社の総合的なソリューションを利用しています。
Strength
AvePoint の強み
01
企業のフェーズ・課題に合わせた最適な製品を提供
初期導入から運用まで、一貫して支える製品群
Microsoft 365 の導入時に求められるデータ移行、適切な設定、ガバナンスの確立を支援する製品を提供し、スムーズなスタートを実現します。
運用の定着と効率化を促進
部署ごとの利用のばらつきや属人的な管理を防ぐために、適切なルール適用や自動化を可能にする製品を提供し、全社的な運用最適化を支えます。
セキュリティ・データ保護まで包括的に対応
Microsoft 365 に関するセキュリティ、ガバナンス、業務効率化の課題に対し、豊富な製品群を組み合わせて解決し、長期的な利活用を支援します。
02
Microsoft 365 に特化した専門知識・ノウハウ
Microsoft 365 の各種サービスを熟知したプロフェッショナル集団
Teams、SharePoint、Exchange、OneDrive など、Microsoft 365 全体を深く理解し、連携を前提とした最適なソリューションを提案します。
幅広い運用シナリオに対応
DX推進、コスト削減、ワークスタイル変革など、目的に合わせて Microsoft 365 をどう活用すればいいかノウハウが豊富です。
豊富な事例とベストプラクティスの蓄積
Microsoft 365 の導入からガバナンス、移行、バックアップまで、数多くのプロジェクトを通じて得た知見を活用。「失敗しない運用」のための具体策を提示します。
03
豊富な導入実績と移行・運用事例
業種を問わず契約社数25,000社以上
金融、製造、医療、自治体など、幅広い企業・団体が AvePoint を選択。
国内外の大手企業への支援実績
三井住友信託銀行、NEC、OMRONなど国内有名企業に加え、NASA、Nestlé、Rolex、Bloombergなど海外の導入事例も多数。
600件以上の国内移行事例＆累計325PB超のデータ保護
3,500社を超えるMSP（マネージドサービスプロバイダ）からも支持され、大規模・複雑な環境でも安心して運用できます。
04
Microsoft との強力なパートナーシップ
Microsoft Partner of the Yearを5回受賞
世界的に評価された技術力と実績があり、新機能やアプリへの対応スピードも早い。
セキュリティ・プライバシー面の認証を多数取得
Microsoft 以外の第三者機関からも評価を受けており、安全性を重視するエンタープライズや官公庁でも安心。
最新の Microsoft 365 拡張機能を継続的に提供
ガバナンス機能やデータ保護ツールのアップデートを迅速に行い、常に最新の環境でビジネスを支援します。
05
幅広いサポート体制と日本語対応
外資系ベンダーでは珍しい日本語サポート
導入時はもちろん、運用中のトラブルや問い合わせに国内スタッフが対応。
オンプレからクラウド、ハイブリッドまでカバー
行政・大手企業・SMBなど、多様な環境・要件に合わせたプランを提案します。
長期的な運用・拡張を支援
移行後のガバナンス強化や追加ライセンス調整など、企業の成長にあわせて柔軟にサポート。