Microsoft 365 の基本サービスをもっと活用したい
Microsoft 365 を導入しても、従来の「Office」利用の延長にとどまり、Teams や OneDrive、SharePoint といった基本サービスが活用しきれていないケースは少なくありません。
本ページでは、日々の業務に密着した Microsoft サービスの使い方を見直し、従業員一人ひとりの DX を底上げする方法をご紹介します。
Ideal
Microsoft サービスを活用した生産性向上の理想
拠点や部門、デジタルリテラシーの違いを問わず、Microsoft サービスが全従業員に浸透すれば、組織全体の生産性は大きく向上します。以下のポイントが整えば、日々の業務レベルから DX を加速させることができます。
理想の状態
- Teams、SharePoint、OneDrive の基本機能が全社で活用されている
- 社内外とのファイル共有が OneDrive に集約され、メール添付のやりとりが減っている
- わかりやすいポータルサイトにより、ユーザーが迷わず社内の情報にアクセスできている
- 部門間でファイル管理ルールが揃い、共同作業がスムーズに行えている
- 利用状況や定着度が可視化され、改善や支援の打ち手を計画的に講じられている
Hurdle
理想を阻む障壁
Microsoft 365 の活用促進に取り組もうとしても、実際の現場では想定外の問題が多く発生します。
使い慣れた他のサービスを使い続けてしまう
Microsoft 365 の利便性を理解していても、従来使い慣れたファイルサーバーや他クラウドサービスから切り替えられず、移行が停滞している。共有場所が人によってバラつき、情報の混乱や生産性低下につながっている。
Teams の活用がチャットと会議に偏っている
Teams は会議とチャットの用途に限って使われており、ファイル共有やポータルといった業務のハブとしての活用が広がらない。UI やガイドが不足しており、ユーザーが迷ってメールやオフラインに逆戻りしている。
部門ごとに管理ルールが統一されていない
ファイル管理ルールや SharePoint の設計が部門ごとに異なり、複数部門が関わるプロジェクトでは混乱が発生している。命名規則の不統一や UI の違いが蓄積し、ガバナンスの崩れとともにユーザーの利便性が損なわれている。
従業員の業務状況や満足度が見えない
オンライン化が進んだ一方で、従業員がどれだけストレスなく業務に取り組めているか把握できていない。コミュニケーション量は増えていても、働き方の実態を可視化できず、管理者や経営層の意思決定にも影響が出ている。
データ損失への不安からクラウドに保存されない
一部の部門では、重要なデータがローカルやファイルサーバーに置かれたままになっており、クラウドへの保存が進まない。万が一に備えた BCP 対策としても不十分であり、全社的なデータ保護の方針が形骸化している。
Approach
障壁を乗り越えるための
AvePoint のアプローチ
こうした課題を放置すると、ファイル共有やガバナンスが混乱し、せっかくの DX 投資が十分に活かされません。では、どうすれば Microsoft 365 の基本サービスを定着させ、全社的な活用につなげられるのでしょうか。ここでは、AvePoint が提供する具体的なアプローチをご紹介します。
01
基本サービスの使い方を eラーニングで学習
Teams、SharePoint、OneDrive の活用方法を eラーニング教材として整備し、従業員が自分のペースで学べる仕組みを提供します。全社的なリテラシーの底上げにつなげます。
02
UI・ポータル設計で情報の迷子をなくす
チームや組織を横断して情報を探せるポータルを構築し、周知・共有の場を明確にします。ファイルサーバーのような文書管理ツールも整備し、SharePoint 活用を自然に促します。
03
利用状況や満足度を可視化し、支援を最適化
部門別の利用率や満足度を可視化し、活用が進んでいる部門は他部門へ展開、取り残されている部門には支援を集中。AI を活用したダッシュボードで改善の打ち手を可視化します。
専門家に相談する
データ移行やバックアップの最適化、セキュリティ強化、ガバナンス管理など、企業が直面するさまざまな Microsoft 365 の運用課題は、ぜひ AvePoint にご相談ください。お客様のご利用目的・予算に合わせて最適なご提案をいたします。
Solution
DX 推進を支援するAvePointソリューション
以下のソリューション群を組み合わせることで、企業規模が大きく複雑な環境でも、全社的にガバナンスと可視化を両立しながら DX を加速できます。海外拠点や複数事業部を横断したプロジェクトでも、混乱を最小限に抑えつつ成果を最大化します。
Case Study
支援事例
A社（製造業・従業員 5,000 名）
Microsoft 365 を導入していたが、従業員の多くがファイル共有にメールやファイルサーバーを使用し続けていた。OneDrive の存在は知られていたが使われず、情報が散在し業務の遅延や二重管理が発生していた。
導入効果
DMS Online によるファイル整理と OneDrive の操作ガイドを eラーニング化。徐々に共有フローが OneDrive に統一され、ファイルの所在が明確に。メール添付件数が 35％ 減少し、社内問い合わせ対応の工数も削減された。
B社（小売業・店舗スタッフ含む 2,000 名）
本部と店舗間の情報共有がメール主体となっており、共有ファイルのバージョンが乱立。Teams は会議用にしか使われておらず、現場では「情報がどこにあるか分からない」と不満が上がっていた。
導入効果
Avepoint Portal Manger によって部門横断のポータルを構築し、OneDrive・SharePoint 上の資料を集約。本部・店舗間の連携が円滑になり、共有資料のバージョン混乱も解消された。現場からの「探す時間が減った」という声が多数寄せられた。
C社（IT サービス業・従業員 3,500 名）
Teams の活用がチャットや会議にとどまり、SharePoint や OneDrive は「一部の人だけが使うもの」として定着していなかった。ファイル管理ルールも部門ごとに異なり、横断プロジェクトで混乱が多発していた。
導入効果
Carricura による Microsoft 365 基本機能の教育コンテンツを導入し、全社員に OneDrive/SharePoint の使い方を周知。運用ルールも EnPower で統一し、部門間のファイル管理の混乱が解消。プロジェクトの立ち上がりがスムーズになり、社内の業務スピードが向上した。
Knowledge/ Column
お役立ち記事
AvePoint（アブポイント）とは
AvePoint は Microsoft 365 をはじめとしたクラウドサービスとデータ管理のための最先端のプラットフォームを提供し、クラウド運用の最適化と安全なコラボレーションを実現します。
900万人以上のクラウドユーザーが、生産性の向上、コンプライアンスの遵守、安全性の確保のために当社の総合的なソリューションを利用しています。
Strength
AvePoint の強み
01
企業のフェーズ・課題に合わせた最適な製品を提供
初期導入から運用まで、一貫して支える製品群
Microsoft 365 の導入時に求められるデータ移行、適切な設定、ガバナンスの確立を支援する製品を提供し、スムーズなスタートを実現します。
運用の定着と効率化を促進
部署ごとの利用のばらつきや属人的な管理を防ぐために、適切なルール適用や自動化を可能にする製品を提供し、全社的な運用最適化を支えます。
セキュリティ・データ保護まで包括的に対応
Microsoft 365 に関するセキュリティ、ガバナンス、業務効率化の課題に対し、豊富な製品群を組み合わせて解決し、長期的な利活用を支援します。
02
Microsoft 365 に特化した専門知識・ノウハウ
Microsoft 365 の各種サービスを熟知したプロフェッショナル集団
Teams、SharePoint、Exchange、OneDrive など、Microsoft 365 全体を深く理解し、連携を前提とした最適なソリューションを提案します。
幅広い運用シナリオに対応
DX推進、コスト削減、ワークスタイル変革など、目的に合わせて Microsoft 365 をどう活用すればいいかノウハウが豊富です。
豊富な事例とベストプラクティスの蓄積
Microsoft 365 の導入からガバナンス、移行、バックアップまで、数多くのプロジェクトを通じて得た知見を活用。「失敗しない運用」のための具体策を提示します。
03
豊富な導入実績と移行・運用事例
業種を問わず契約社数25,000社以上
金融、製造、医療、自治体など、幅広い企業・団体が AvePoint を選択。
国内外の大手企業への支援実績
三井住友信託銀行、NEC、OMRONなど国内有名企業に加え、NASA、Nestlé、Rolex、Bloombergなど海外の導入事例も多数。
600件以上の国内移行事例＆累計325PB超のデータ保護
3,500社を超えるMSP（マネージドサービスプロバイダ）からも支持され、大規模・複雑な環境でも安心して運用できます。
04
Microsoft との強力なパートナーシップ
Microsoft Partner of the Yearを5回受賞
世界的に評価された技術力と実績があり、新機能やアプリへの対応スピードも早い。
セキュリティ・プライバシー面の認証を多数取得
Microsoft 以外の第三者機関からも評価を受けており、安全性を重視するエンタープライズや官公庁でも安心。
最新の Microsoft 365 拡張機能を継続的に提供
ガバナンス機能やデータ保護ツールのアップデートを迅速に行い、常に最新の環境でビジネスを支援します。
05
幅広いサポート体制と日本語対応
外資系ベンダーでは珍しい日本語サポート
導入時はもちろん、運用中のトラブルや問い合わせに国内スタッフが対応。
オンプレからクラウド、ハイブリッドまでカバー
行政・大手企業・SMBなど、多様な環境・要件に合わせたプランを提案します。
長期的な運用・拡張を支援
移行後のガバナンス強化や追加ライセンス調整など、企業の成長にあわせて柔軟にサポート。
