データ容量の削減
Microsoft 365 のデータが増え続けることで、ストレージコストの増加や検索性の低下を引き起こします。不要・重複ファイルを適切に整理し、必要な情報をスムーズに活用できる環境を整えることが重要です。本ページでは、データ容量削減の課題と解決策を紹介します。
Ideal
データ容量削減の理想
不要なファイルを整理し、必要なデータのみを管理できれば、ストレージコストと管理負荷を削減しながら検索性を向上できます。以下のポイントが整うことで、データ活用における課題を大幅に軽減できます。
理想の状態
- 一定期間アクセスされていないファイルを自動アーカイブ・自動削除できる
- 重複ファイルやバージョン違いのデータを可視化し、統合や削除が容易に行える
- 残すべき重要データはきちんと保管し、利用者が迷わず検索できる
- ストレージ利用状況をリアルタイムで把握し、追加コストの発生を予測しやすい
- 管理者と利用者双方が、本当に必要な情報をスムーズに活用できる状態を実現
Hurdle
理想を阻む障壁
データ容量削減の必要性を感じながらも、以下のような理由で後回しになりがちです。
どこに何が保管されているか把握できない
Teams、SharePoint、OneDrive など複数のサービスにまたがってファイルが散乱。不要ファイルや重複データを特定するだけでも大きな手間がかかる。
「捨てられない文化」が根強く、不要データの削除が進まない
過去のプロジェクトファイルや添付資料を「念のため」残しておく風習があり、容量削減が思うように進まない。
不要なデータの確認・廃棄に関するルールがない
どの段階でアーカイブや削除を行うか決まっておらず、管理者が手動で確認・整理しない限りデータが増える一方。
ツールの活用不足で、IT 部門の負担が多い
定期的な容量モニタリングや重複ファイルの検索を手動でやっているため、本来の業務が圧迫され、常に後回しになりがち。
Approach
障壁を乗り越えるための
AvePoint のアプローチ
ストレージコストの増大やデータ管理の複雑化を防ぐためには、適切な整理・削減の仕組みが必要です。AvePoint は、以下のアプローチで企業のデータ容量の削減を支援します。
01
不要データの自動整理と承認フローの設定
古いファイルや重複データを特定し、ポリシーに基づいて自動削除や承認フローを設定できます。「削除してよいかわからない」という課題を解消し、安全にデータを整理できます。
02
ワークスペースの管理を自動化し、不要データの蓄積を防ぐ
新規チームやサイトに使用期限・承認フローを設定。期限切れになったワークスペースは自動通知し、不要なら削除して容量を確保します。
03
可視化レポートで容量使用状況を把握し、計画的にコストを管理
どの部署・サイトが大容量ファイルを多く保有しているかをダッシュボードで可視化。前もって削減施策を打ちやすくなり、追加ストレージ費用を抑えられます。
各部署のストレージ使用状況を可視化し、データ削減施策を事前に計画できるようにすることで、追加ストレージ費用の発生を抑えます。
専門家に相談する
データ移行やバックアップの最適化、セキュリティ強化、ガバナンス管理など、企業が直面するさまざまな Microsoft 365 の運用課題は、ぜひ AvePoint にご相談ください。お客様のご利用目的・予算に合わせて最適なご提案をいたします。
Solution
データ容量削減を支える
AvePointソリューション
以下のソリューションを組み合わせることで、Microsoft 365 上で無制限に増えていくデータを自動整理し、コストを最適化しながら検索精度を高められます。
Case Study
支援事例
A社（製造業・従業員 3,000 名）
ファイルサーバーと SharePoint Online の両方でデータが乱立。重複ファイルや過去資料の放置が常態化し、ストレージが逼迫していた。
導入効果
Opus で重複・未使用ファイルを一括スキャンし、削除ルールを設定。初回整理でストレージ容量を約25%削減し、以降は自動でクリーンな状態を維持できるようになった。
B省庁（官公庁・職員 1,700 名）
TeamsやSharePointが拡大する中、旧プロジェクトのサイトやフォルダが整理されず、検索性と管理性が大幅に低下していた。
導入効果
Cloud Governance によるライフサイクル管理を導入。使用されていないサイトを自動で通知・削除し、ストレージ使用量を30%削減。情報整理の意識も定着した。
C大学（教育機関・学内支援 2,000 名）
学生や教職員が OneDrive を個別に使い続けた結果、各フォルダに同名・類似ファイルが大量に蓄積し、混乱と無駄が拡大していた。
導入効果
Opus で重複ファイルや未使用データを自動判別。不要なファイルを削除し、容量を20%以上削減。検索性も改善され、ユーザーの混乱が解消された。
Knowledge/ Column
お役立ち記事
AvePoint（アブポイント）とは
AvePoint は Microsoft 365 をはじめとしたクラウドサービスとデータ管理のための最先端のプラットフォームを提供し、クラウド運用の最適化と安全なコラボレーションを実現します。
900万人以上のクラウドユーザーが、生産性の向上、コンプライアンスの遵守、安全性の確保のために当社の総合的なソリューションを利用しています。
Strength
AvePoint の強み
01
企業のフェーズ・課題に合わせた最適な製品を提供
初期導入から運用まで、一貫して支える製品群
Microsoft 365 の導入時に求められるデータ移行、適切な設定、ガバナンスの確立を支援する製品を提供し、スムーズなスタートを実現します。
運用の定着と効率化を促進
部署ごとの利用のばらつきや属人的な管理を防ぐために、適切なルール適用や自動化を可能にする製品を提供し、全社的な運用最適化を支えます。
セキュリティ・データ保護まで包括的に対応
Microsoft 365 に関するセキュリティ、ガバナンス、業務効率化の課題に対し、豊富な製品群を組み合わせて解決し、長期的な利活用を支援します。
02
Microsoft 365 に特化した専門知識・ノウハウ
Microsoft 365 の各種サービスを熟知したプロフェッショナル集団
Teams、SharePoint、Exchange、OneDrive など、Microsoft 365 全体を深く理解し、連携を前提とした最適なソリューションを提案します。
幅広い運用シナリオに対応
DX推進、コスト削減、ワークスタイル変革など、目的に合わせて Microsoft 365 をどう活用すればいいかノウハウが豊富です。
豊富な事例とベストプラクティスの蓄積
Microsoft 365 の導入からガバナンス、移行、バックアップまで、数多くのプロジェクトを通じて得た知見を活用。「失敗しない運用」のための具体策を提示します。
03
豊富な導入実績と移行・運用事例
業種を問わず契約社数25,000社以上
金融、製造、医療、自治体など、幅広い企業・団体が AvePoint を選択。
国内外の大手企業への支援実績
三井住友信託銀行、NEC、OMRONなど国内有名企業に加え、NASA、Nestlé、Rolex、Bloombergなど海外の導入事例も多数。
600件以上の国内移行事例＆累計325PB超のデータ保護
3,500社を超えるMSP（マネージドサービスプロバイダ）からも支持され、大規模・複雑な環境でも安心して運用できます。
04
Microsoft との強力なパートナーシップ
Microsoft Partner of the Yearを5回受賞
世界的に評価された技術力と実績があり、新機能やアプリへの対応スピードも早い。
セキュリティ・プライバシー面の認証を多数取得
Microsoft 以外の第三者機関からも評価を受けており、安全性を重視するエンタープライズや官公庁でも安心。
最新の Microsoft 365 拡張機能を継続的に提供
ガバナンス機能やデータ保護ツールのアップデートを迅速に行い、常に最新の環境でビジネスを支援します。
05
幅広いサポート体制と日本語対応
外資系ベンダーでは珍しい日本語サポート
導入時はもちろん、運用中のトラブルや問い合わせに国内スタッフが対応。
オンプレからクラウド、ハイブリッドまでカバー
行政・大手企業・SMBなど、多様な環境・要件に合わせたプランを提案します。
長期的な運用・拡張を支援
移行後のガバナンス強化や追加ライセンス調整など、企業の成長にあわせて柔軟にサポート。
