Microsoft365 の運用工数削減
Microsoft 365 の導入が進む一方で、運用管理の負担も増えています。ユーザーのリクエスト対応や社外ユーザー管理、組織変更時の権限更新など、IT部門の業務が逼迫し、本来の業務に集中できないケースも少なくありません。本ページでは、Microsoft 365 の運用を最適化し、業務負担を軽減するための課題と解決策をご紹介します。
Ideal
Microsoft 365 の運用工数削減の理想
Microsoft 365 の運用工数を削減し、IT 部門の負担を軽減するには、不要な手作業を減らし、自動化や一元管理を進めることが重要です。運用の効率化が進めば、IT チームは本来取り組むべきコア業務に集中できるようになります。
理想の状態
- 新規チームやサイトの申請・承認フローが自動化され負担が少ない
- 組織変更や人事異動の時も権限管理やワークスペースの更新がスムーズ
- 不要なチーム・サイトのデータが整理され、ストレージが適切に管理されている
- 機密情報の誤共有や、意図しない外部ユーザー追加を防止できている
- 監査ログを長期で保管でき、セキュリティ監査やコンプライアンス対応が容易
Hurdle
理想を阻む障壁
Microsoft 365 の運用工数削減をしたくても、以下のような課題に直面しがちです。
チーム作成やユーザー招待の要望をExcelや紙の申請書で対応している
Excel や紙の申請書を使った承認プロセスで対応が遅れがち。管理者の負担が増え、結果としてチームやサイトの乱立が発生し、運用が複雑化してしまいます。
社外ユーザー招待のワークフローが整備されていない
ワークフローが整備されていないため、社内ユーザーの負担が大きくなってしまいます。また不要になった外部ユーザーが放置されリスクが懸念されます。
不要なチーム・サイトが放置されストレージを圧迫している
プロジェクト終了後も削除されないサイトが増え、ストレージコストが増大します。また、検索結果に不要な情報が多く含まれ、業務効率が低下してしまいます。
チームの管理者が不明で、削除の判断に手間がかかる
過去に作成されたチームやサイトの管理者が不在になった場合、誰が判断すべきかわからない状態になってしまいます。そのため削除の確認作業に時間がかかり、運用負担が増加しやすいです。
組織変更に伴うユーザー管理の負担が増大し、業務が滞る
異動や組織変更のたびに手作業でユーザーの所属や権限を更新しており、そのために残業が続き業務を圧迫します。
社外ユーザーへのファイル共有状況が把握できていない
誰がどのファイルを外部と共有しているのか分からず、不要なアクセスが放置されがちです。機密情報が意図せず外部へ流出し、セキュリティリスクが高まってしまいます。
監査ログが一定期間で削除されてしまう
Microsoft 365 の標準機能ではログの保存期間に制限があり、過去のアクセス履歴が確認できなくなります。監査や不正調査が困難になり、コンプライアンス要件を満たせないリスクが発生してしまいます。
Approach
障壁を乗り越えるための
AvePoint のアプローチ
AvePoint は、以下のアプローチを通じて、企業の Microsoft 365 の運用工数削減を支援します。
01
リクエストを Teams で管理し、ワークフローの自動化
ユーザーからのチーム作成や外部ユーザー招待のリクエストを Teams 上で一括管理し、承認フローを自動化します。Excel や紙の申請書をなくすことで、管理者の負担を軽減できます。
02
利用されていないチームを自動アーカイブ・削除
一定期間使用されていないチームやサイトを自動で検出し、アーカイブまたは削除のルールを適用します。これにより、ストレージの最適化と検索性の向上を実現できます。
03
Entra ID の情報と連動し、チーム・サイトのメンバーを自動管理
組織変更が発生した際に、Entra ID の情報に基づいてチームやサイトのメンバーを自動更新します。手作業をなくすことで、変更作業の負担を軽減できます。
04
機密情報の共有状況を可視化し、リスクを検知・通知
機密情報が含まれるファイルの共有状況をリアルタイムで監視し、不審な共有やアクセスを即座に検出して通知します。
05
監査ログを無期限に保管し、コンプライアンス対応を強化
Microsoft 365 の標準機能では一定期間しか保持できない監査ログを、無期限に保存できます。コンプライアンス要件に対応し、長期的な監査にも活用できます。
専門家に相談する
データ移行やバックアップの最適化、セキュリティ強化、ガバナンス管理など、企業が直面するさまざまな Microsoft 365 の運用課題は、ぜひ AvePoint にご相談ください。お客様のご利用目的・予算に合わせて最適なご提案をいたします。
Solution
Microsoft 365 の運用工数削減をサポートする
AvePointソリューション
Case Study
支援事例
A社（製造業・従業員 2,300 名）
組織変更のたびに手作業でチームやサイトのメンバーを更新しており、作業負荷が高く残業が常態化していた。
導入効果
Cloud Governance を導入し、Entra ID と連動してメンバーを自動更新。権限の適正化も同時に実現し、担当者の残業時間が半減した。
B自治体（地方自治体・職員 1,200 名）
チーム作成や外部ユーザー招待が Excel 申請ベースで、処理に数日かかっていた。ビジネス部門から不満の声が上がっていた。
導入効果
Cloud Governance により申請～承認を Teams 上で自動化。対応スピードが大幅に向上し、現場の満足度も改善された。
C社（サービス業・従業員 3,500 名）
ファイルの外部共有が適切に管理されておらず、誰がどのファイルを外部に共有しているか把握できなかった。
導入効果
Policies & Insights を活用し、共有状況をリアルタイムで監視。不適切な共有を自動検出・通知することで、情報漏洩リスクを大幅に低減した。
Knowledge/ Column
お役立ち記事
AvePoint（アブポイント）とは
AvePoint は Microsoft 365 をはじめとしたクラウドサービスとデータ管理のための最先端のプラットフォームを提供し、クラウド運用の最適化と安全なコラボレーションを実現します。
900万人以上のクラウドユーザーが、生産性の向上、コンプライアンスの遵守、安全性の確保のために当社の総合的なソリューションを利用しています。
Strength
AvePoint の強み
01
企業のフェーズ・課題に合わせた最適な製品を提供
初期導入から運用まで、一貫して支える製品群
Microsoft 365 の導入時に求められるデータ移行、適切な設定、ガバナンスの確立を支援する製品を提供し、スムーズなスタートを実現します。
運用の定着と効率化を促進
部署ごとの利用のばらつきや属人的な管理を防ぐために、適切なルール適用や自動化を可能にする製品を提供し、全社的な運用最適化を支えます。
セキュリティ・データ保護まで包括的に対応
Microsoft 365 に関するセキュリティ、ガバナンス、業務効率化の課題に対し、豊富な製品群を組み合わせて解決し、長期的な利活用を支援します。
02
Microsoft 365 に特化した専門知識・ノウハウ
Microsoft 365 の各種サービスを熟知したプロフェッショナル集団
Teams、SharePoint、Exchange、OneDrive など、Microsoft 365 全体を深く理解し、連携を前提とした最適なソリューションを提案します。
幅広い運用シナリオに対応
DX推進、コスト削減、ワークスタイル変革など、目的に合わせて Microsoft 365 をどう活用すればいいかノウハウが豊富です。
豊富な事例とベストプラクティスの蓄積
Microsoft 365 の導入からガバナンス、移行、バックアップまで、数多くのプロジェクトを通じて得た知見を活用。「失敗しない運用」のための具体策を提示します。
03
豊富な導入実績と移行・運用事例
業種を問わず契約社数25,000社以上
金融、製造、医療、自治体など、幅広い企業・団体が AvePoint を選択。
国内外の大手企業への支援実績
三井住友信託銀行、NEC、OMRONなど国内有名企業に加え、NASA、Nestlé、Rolex、Bloombergなど海外の導入事例も多数。
600件以上の国内移行事例＆累計325PB超のデータ保護
3,500社を超えるMSP（マネージドサービスプロバイダ）からも支持され、大規模・複雑な環境でも安心して運用できます。
04
Microsoft との強力なパートナーシップ
Microsoft Partner of the Yearを5回受賞
世界的に評価された技術力と実績があり、新機能やアプリへの対応スピードも早い。
セキュリティ・プライバシー面の認証を多数取得
Microsoft 以外の第三者機関からも評価を受けており、安全性を重視するエンタープライズや官公庁でも安心。
最新の Microsoft 365 拡張機能を継続的に提供
ガバナンス機能やデータ保護ツールのアップデートを迅速に行い、常に最新の環境でビジネスを支援します。
05
幅広いサポート体制と日本語対応
外資系ベンダーでは珍しい日本語サポート
導入時はもちろん、運用中のトラブルや問い合わせに国内スタッフが対応。
オンプレからクラウド、ハイブリッドまでカバー
行政・大手企業・SMBなど、多様な環境・要件に合わせたプランを提案します。
長期的な運用・拡張を支援
移行後のガバナンス強化や追加ライセンス調整など、企業の成長にあわせて柔軟にサポート。
