SharePoint
SharePoint は、社内ポータルや文書管理ツールとして多くの企業で活用されています。ファイルサーバーからの移行や情報共有の効率化を目的に導入が進む一方、誤操作や外部共有の管理、ストレージ肥大化などの課題も生じています。そこで本ページでは、SharePoint に関する代表的な課題と、その解決策をご紹介します。
Solution
SharePoint に関する
よくある課題と解決するソリューション
01
SharePointの課題
データ消失リスクが高く、業務や監査に支障が出る
ソリューション
誤操作やＢＣＰ対策、監査対策までまるごとカバーする「Cloud Backup」
「誤削除したデータを復元できない」
SharePoint 標準のごみ箱だけでは復元範囲や期間に限度があり、大切な書類を失うリスクがある。
「システム障害時にアクセスできず、業務が滞る」
Microsoft 365 の障害時に SharePoint にアクセスできず、必要な資料を閲覧できない可能性がある。いつ復旧するかもわからないので不安が残る。
「監査や訴訟リスクに備え、長期でデータを保管したい」
標準機能ではデータの長期保管が難しく、また故意のデータ損失や書き換えのリスクも有り証跡管理が不十分で監査や法令対応に支障をきたす。
誤削除やランサムウェアから確実にデータを復元
誤削除やランサムウェア被害など、さまざまなインシデント発生時に、必要な時点のデータを迅速に復元できます。ファイルの権限設定のみを復元することも可能です。
システム障害時でもアクセス可能
Microsoft 365 の障害が発生した際も、バックアップ環境を活用し、必要なデータにアクセスできます。これにより、不測の業務停止リスクを軽減します。
容量・期間無制限でデータを長期保管
SharePoint Online 内のデータを外部監査や訴訟対応などのために保護でき、必要なタイミングでデータを復元・検証可能です。
自動バックアップで運用負荷を軽減
最大 1日4回の自動バックアップにより、担当者の手間を削減します。 IT リソースが限られた企業でも、安定した運用を実現します。
02
SharePointの課題
操作性の違いが業務の停滞を招いている
ソリューション
ファイルサーバーの操作性を実現する「DMS Online」
「SharePoint の UI に慣れず、作業効率が落ちる」
ファイルサーバーの操作に慣れたユーザーが、階層表示の違いやドラッグ＆ドロップの制限に戸惑い、業務がスムーズに進まない。
「ファイルの整理がしづらく、必要なデータを探しにくい」
フォルダ構造や検索方法がファイルサーバーと異なり、ユーザーが適切にファイルを整理できず、必要なデータの発見が遅れる。
階層型表示に対応し、管理を容易に
ファイルサーバーのような UI で階層型表示を実現します。IT リテラシーが高くないユーザーでも直感的に操作できます。
ドラッグ＆ドロップ操作でファイル移動を簡単に
ファイルサーバーと同様にドラッグ＆ドロップでデータ移動が可能です。従来の操作感を維持しながら、業務の停滞を防ぎます。
03
SharePointの課題
外部共有などの権限管理が徹底できるか不安
ソリューション
権限を可視化してリスクを抑止する「Policies & Insights」
「誰がどのファイルにアクセスできるのか把握できない」
外部共有の範囲や社内のアクセス権限が適切に管理されず、不必要なユーザーにデータが共有されるリスクがある。
「不要なアカウントが放置されている」
プロジェクト終了後もアクセス権が適切に整理されず、外部ユーザーが長期間データにアクセスできる状態が続いている。
ダッシュボードで権限・共有状況を可視化
誰がどのデータにアクセスできるのか。誰がどのサイトを閲覧できるかをダッシュボードで確認し、不適切な共有をすぐに修正できます。
Microsoft 365 を横断したバックアップ
単一の管理コンソールから SharePoint、Teams、OneDrive、Exchange まで一括保護でき、運用の抜け漏れを防止。
権限の変更をリアルタイムでアラート
共有範囲の変更や外部ユーザーのアクセスを監視し、リスクが高まった際にアラートを発します。
04
SharePointの課題
アクセス権管理とサイト整理の負荷が思い
ソリューション
アクセス権管理を最適化し、サイトを適切に整理する「Cloud Governance」
「異動や組織変更でアクセス権がズレる」
社内の異動や組織再編後も、不要なユーザーがファイルにアクセスできる状態が続き、適切な管理が難しい。
「不要な SharePoint サイトが整理されず、運用負担が増す」
利用されなくなったサイトが放置され、不要なデータが蓄積。管理工数が増え、ストレージコストも高まる。
ユーザーの所属情報をもとに、適切なアクセスを維持
Entra ID と連携し、組織変更時に不要なユーザーのアクセス権を自動で整理し、適切なメンバー管理を維持します。
使われていないサイトを検出し、自動で整理
ルールにもとづき、利用されていない SharePoint サイトを検出。不要なサイトをアーカイブ・削除し、管理負担を削減します。
05
SharePointの課題
ストレージが肥大化し、コストと管理負担が増大
ソリューション
不要データを整理し、ストレージコストを抑制する「Opus」
「不必要なファイルが大量に残っている」
定期的な削除ルールが実施されず、不要なデータが蓄積し、ストレージの使用量が増加している。
「ストレージコストが高騰し、管理の手間も増える」
ファイルの整理が行われず、SharePoint Online のストレージコストが増大。管理負担も増え、運用が複雑になっている。
不要・低頻度データを自動で整理・削除
ポリシーにもとづいて不要なファイルを移動・削除し、ストレージのコストを削減します。
すべてのストレージを統合管理し、コストを抑制
ファイルサーバー、SharePoint On-Premises、Office 365 の容量を可視化し、最適なストレージ管理を支援します。
定期的なデータの棚卸しで、運用負荷を軽減
手作業なしで不要なデータを自動整理し、ストレージの最適化を継続的に実施できます。
専門家に相談する
データ移行やバックアップの最適化、セキュリティ強化、ガバナンス管理など、企業が直面するさまざまな Microsoft 365 の運用課題は、ぜひ AvePoint にご相談ください。お客様のご利用目的・予算に合わせて最適なご提案をいたします。
Case Study
支援事例
A社（製造業・従業員 1,000 名）
ファイルサーバーとクラウドストレージを混在利用し、部署ごとにデータがバラバラ。SharePoint を導入しても操作感の違いでユーザーの混乱が続き、IT 部門への問い合わせが激増。
導入効果
DMS Online でファイルサーバーから重複・不要データを整理しつつ移行。ツリー表示と直感的な操作により問い合わせが約30％減り、IT 部門の負荷が軽減した。
B社（IT サービス企業・従業員 1,500 名）
SharePoint Online 標準のごみ箱だけでは大事な書類を完全に保護できず、Teams や OneDrive も含めた統合バックアップを検討していた。
導入効果
AvePoint Cloud Backup で誤削除からのリストアや長期保持が可能に。監査対応もしやすくなり、運用コストを削減。IT チームはコア業務に注力できるようになった。
C社（公共サービス・職員 2,000 名）
庁内ポータルとして利用していたが、外部共有ユーザーの管理が曖昧でセキュリティリスクが顕在化。監査前に権限を洗い出す作業が膨大だった。
導入効果
Policies & Insights で権限状況を可視化し、不要アクセスを一括修正。さらに Cloud Governance でサイトライフサイクル管理を整備し、監査準備の効率が大幅に向上。
Knowledge/ Column
お役立ち記事
AvePoint（アブポイント）とは
AvePoint は Microsoft 365 をはじめとしたクラウドサービスとデータ管理のための最先端のプラットフォームを提供し、クラウド運用の最適化と安全なコラボレーションを実現します。
900万人以上のクラウドユーザーが、生産性の向上、コンプライアンスの遵守、安全性の確保のために当社の総合的なソリューションを利用しています。
Strength
AvePoint の強み
01
企業のフェーズ・課題に合わせた最適な製品を提供
初期導入から運用まで、一貫して支える製品群
Microsoft 365 の導入時に求められるデータ移行、適切な設定、ガバナンスの確立を支援する製品を提供し、スムーズなスタートを実現します。
運用の定着と効率化を促進
部署ごとの利用のばらつきや属人的な管理を防ぐために、適切なルール適用や自動化を可能にする製品を提供し、全社的な運用最適化を支えます。
セキュリティ・データ保護まで包括的に対応
Microsoft 365 に関するセキュリティ、ガバナンス、業務効率化の課題に対し、豊富な製品群を組み合わせて解決し、長期的な利活用を支援します。
02
Microsoft 365 に特化した専門知識・ノウハウ
Microsoft 365 の各種サービスを熟知したプロフェッショナル集団
Teams、SharePoint、Exchange、OneDrive など、Microsoft 365 全体を深く理解し、連携を前提とした最適なソリューションを提案します。
幅広い運用シナリオに対応
DX推進、コスト削減、ワークスタイル変革など、目的に合わせて Microsoft 365 をどう活用すればいいかノウハウが豊富です。
豊富な事例とベストプラクティスの蓄積
Microsoft 365 の導入からガバナンス、移行、バックアップまで、数多くのプロジェクトを通じて得た知見を活用。「失敗しない運用」のための具体策を提示します。
03
豊富な導入実績と移行・運用事例
業種を問わず契約社数25,000社以上
金融、製造、医療、自治体など、幅広い企業・団体が AvePoint を選択。
国内外の大手企業への支援実績
三井住友信託銀行、NEC、OMRONなど国内有名企業に加え、NASA、Nestlé、Rolex、Bloombergなど海外の導入事例も多数。
600件以上の国内移行事例＆累計325PB超のデータ保護
3,500社を超えるMSP（マネージドサービスプロバイダ）からも支持され、大規模・複雑な環境でも安心して運用できます。
04
Microsoft との強力なパートナーシップ
Microsoft Partner of the Yearを5回受賞
世界的に評価された技術力と実績があり、新機能やアプリへの対応スピードも早い。
セキュリティ・プライバシー面の認証を多数取得
Microsoft 以外の第三者機関からも評価を受けており、安全性を重視するエンタープライズや官公庁でも安心。
最新の Microsoft 365 拡張機能を継続的に提供
ガバナンス機能やデータ保護ツールのアップデートを迅速に行い、常に最新の環境でビジネスを支援します。
05
幅広いサポート体制と日本語対応
外資系ベンダーでは珍しい日本語サポート
導入時はもちろん、運用中のトラブルや問い合わせに国内スタッフが対応。
オンプレからクラウド、ハイブリッドまでカバー
行政・大手企業・SMBなど、多様な環境・要件に合わせたプランを提案します。
長期的な運用・拡張を支援
移行後のガバナンス強化や追加ライセンス調整など、企業の成長にあわせて柔軟にサポート。